O que você precisa saber sobre auditoria de impressão?

Ao lidar com a gestão de documentos impressos é comum haver um descontrole das informações. Por isso, contar com uma auditoria de impressão recorrente é um dos pontos que pode fazer a diferença nos resultados da sua empresa.

Quando abordamos grandes empresas ou com um fluxo mais extenso isso é ainda mais necessário, pois auditar o conteúdo do que está sendo impresso serve não apenas para maior controle de demanda, como verificar se está ocorrendo impressões pessoas e vazamento de informações sigilosas. 

Neste artigo você vai entender mais detalhes sobre esse processo e dicas de como realizá-lo no cotidiano da sua empresa. Confira!

O que é auditoria de impressão?

Se fosse para responder, você saberia informar a quantidade de páginas de documentos impressas diariamente no seu ambiente de trabalho?

Pois, é isso que a auditoria de impressão contabiliza, além de realizar outras ações. 

Sua definição diz respeito a um exame cauteloso e sistemático que uma organização realiza para averiguar se as documentações impressas estão alinhadas com os objetivos da gestão, do mesmo modo que verificar se estão sendo realizadas com eficácia. 

Ademais, lembre-se que qualquer impressão realizada fica armazenada de forma compacta no servidor, mas nem sempre os administradores ou profissionais responsáveis ficam atentos a esse trabalho.

Qual a sua importância?

Reforçando o que já foi comentado, investir em um mecanismo de auditoria de impressão proporciona um maior controle e gerenciamento dos seus documentos e do que está sendo produzido. 

Além disso, é uma importante ferramenta para empresas que lidam com informações mais sigilosas, pois se um funcionário realizar tal feito, será monitorado, analisado e notificado para não ocorrer nenhum vazamento de informação ou fraude.

Nesse sentido, esse processo se torna útil para também identificar novas oportunidades que revitalizam os ambientes de impressão, como: reduzindo custos e melhorando a produtividade e a qualidade do trabalho.

Como fazer uma auditoria de impressão?

Antes de entender como colocar esse processo em prática é importante entender como ele funciona.

Ao realizar uma impressão, junto a um software é feita uma cópia em PDF, armazenando as informações para consultas e retificações.

Com esse processo de auditoria, os conteúdos podem ser acessados a qualquer momento. 

Sabendo disso, é o momento de conhecer 4 dicas para executar esse processo. 

1. Conheça seu ambiente de impressão atual

Antes de qualquer etapa é necessário você conhecer aprofundadamente como é seu ambiente de impressão e detalhes da sua estrutura.

2. Liste todos os pontos necessários

Logo após, é o momento de listar tudo que tem nela, como: número de dispositivos, quais estão sendo utilizados, quais são as especificações de cada um, quantos contratos existem, se há fornecedores, quais os custos e o que cada usuário vem imprimindo. 

3. Analise tudo e monte um plano

Assim, sabendo cada detalhe da sua estrutura, é necessário criar um plano para entender o que precisa melhorar e ser feito. Sendo que esse plano deve ter uma estratégia para reduzir os volumes em determinados departamentos, por exemplo.

4. Use um software para realizar toda a análise e execução

Após todas as etapas, por mais que você tenha uma noção de como está o seu ambiente de impressão e o que precisa melhorar, ainda sim alguns detalhes podem não ser facilmente mapeados. 

Por isso, A Doc Soluções criou um software que realiza esses benefícios para você, agilizando e qualificando o processo. Com uma auditoria, onde ela mostra a realidade de impressão, gerando economia e otimizando os resultados, além de oferecer possibilidades de locação de impressões.

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