Compra ou aluguel de impressoras: o que é melhor?

Você já parou para pensar se o aluguel de impressoras é uma alternativa viável para seu negócio? Essa é uma pergunta que talvez cruze sua mente ao fazer o planejamento financeiro do negócio.

Ao ter uma ideia, o ideal é estabelecer diretrizes para que seja rentável. Por isso, vale fazer a análise de custo-benefício, principalmente ao considerar os gastos de escritório. Assim, você garante um caixa saudável e ainda conta com reserva para atingir as metas.

Às vezes, é preciso revisar e analisar a origem das despesas. Pronto para pôr tudo na ponta do lápis? Decidimos comparar duas das principais opções em relação à impressão: a compra e o aluguel de impressoras. Vamos lá?

O que é aluguel de impressoras?

Aluguel de impressoras é uma prática simples. Diz respeito à locação dos equipamentos por um período específico a partir de um pagamento. Essa é a opção preferida de empresas que querem gastar menos ou começar a migrar para o paperless — o conceito da empresa sem papelada.

Costuma envolver uma pesquisa de mercado, em que há a busca pelos melhores fornecedores. Assim, você pode acessar o site ou blog das marcas e analisar seus serviços. Após a pesquisa de mercado, o ideal é examinar as propostas e iniciar a negociação, buscando a melhor alternativa.

Qual é a diferença do aluguel de impressoras para o outsourcing de impressão?

Outsourcing é a palavra em inglês que simboliza a terceirização de serviços. O termo tem sido usado de forma mais ampla graças ao avanço das startups e à necessidade de focar no core business. Desse modo, a carga de trabalho interna é reduzida.

A principal diferença é na natureza. O outsourcing é sobre a contratação de um serviço de impressão em vez do aluguel da impressora em si. Isso porque não se contrata bens, mas serviços. É similar à diferença entre alugar um carro e contratar um serviço de transporte.

Vale a pena migrar para o aluguel de impressoras?

A resposta depende do perfil da sua empresa, principalmente em relação aos gastos. Alugar conta com um investimento inicial baixo, mas o gasto de longo prazo pode ser maior. Ainda assim, a compra pode envolver o custo de reposição dos equipamentos, além de ter que gerenciar a manutenção dos mesmo. Por isso, listamos alguns dos pontos fortes do aluguel de impressoras nos próximos tópicos.

Menos despesas com materiais de escritório

Material de escritório é o tipo de custo indireto que demora para ser associado à impressão por conta. Assim, o cálculo fica um pouco mais difícil de ser feito, já que os valores costumam variar.

Assistência

Se você já tentou imprimir um material importante e a impressora não funcionou na hora "H", certamente sabe da frustração de não ter suporte técnico. Essa é uma opção oferecida por algumas marcas especializadas.

Se você não quer pensar em reposição de tintas, manutenção e compra de novos equipamentos, o aluguel pode ser a opção ideal para você. Ainda assim, procure ficar por dentro das próprias necessidades e escolher a alternativa que mais faça sentido.

Vale estudar outras opções. Por exemplo, a migração dos papéis para a Gestão Eletrônica de Documentos e Processos pensada em diminuir os gastos com impressão e em liberar espaço físico nas salas da empresa.

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